Platforma za napotitev na delo

Kateri dokumenti morajo biti na voljo, kje morajo biti hranjeni in kje morajo biti?

Na kraju v Avstriji, na katerem so zaposleni napoteni ali posredovani delavci, je treba hraniti naslednje dokumente:

  • Dokument o socialni varnosti A1 ali izjemoma enakovredne dokumente v nemškem jeziku – glejte razdelek Prijava v sistem socialne varnosti
     
  • kopijo prijave napotitve – glejte razdelek Obveznosti prijave
     
  • Dokumente o plači, iz katerih izhaja, kakšno nadomestilo je delavcem pripadalo med zaposlitvijo v Avstriji in jim je bilo dejansko izplačano.

    Dokumenti o plači vključujejo:
    • pogodbo o zaposlitvi ali zapis o vsebini pogodbe o zaposlitvi v skladu z Direktivo 91/533/EGS o dokazovanju;
    • plačilne liste, dokazila o izplačilu plače delodajalca ali dokazilo o bančnem nakazilu;
    • zapise o plači in
    • dokumente glede razvrstitve v plačni razred (na primer izobrazba in delovne izkušnje, kadar je to pomembno v skladu s kolektivno pogodbo).

Zapisi o plači so dokumenti, iz katerih je razvidno, kako in na kakšni podlagi so bila izračunana nadomestila oziroma kako so nadomestila sestavljena.
Zapisi o plači so izpiski osebnih prejemkov, plačilne liste, izkazi davka na izplačane plače, prijave in odjave iz zdravstvenega zavarovanja, izkazi obračuna dodatkov, zapisi o nadurah, provizijah, delu po učinku in druge podlage za nadomestilo na podlagi opravljenega dela.

Dokumenti o plači morajo biti v nemškem jeziku ali prevedeni. Pogodba o delovnem razmerju se lahko hrani tudi v angleškem jeziku.

  • Če je delavec napoten iz države članice EU, vendar ni državljan države članice EU:
    Delovno dovoljenje države pošiljateljice – v zvezi s tem glejte razdelek Delovno dovoljenje.
     
  • Zapisi o delovnem času za vsakega napotenega delavca.

Kdo mora hraniti dokumentacijo in v kakšni obliki?

Obveznost hrambe dokumentacije na kraju opravljanja dela (aktivnosti) zadeva

  • pri napotitvah delodajalca podjetja, ki napoti delavce;
  • zaposlovalca v Avstriji pri posredovanju.

    Podjetja, ki posredujejo delavce, morajo zaposlovalcem dokumentacijo vročiti dokazljivo.
     
  • Če delavca napoti ali posreduje zaposlovalec, ki so mu že bili posredovani delavci ali je že posredoval delavce v tujino, mora dokumentacijo hraniti ta zaposlovalec.

Za izpolnjevanje obveznosti hrambe lahko delodajalci in zaposlovalci določijo druge osebe. Tako je obveznost hrambe za delodajalce izpolnjena, kadar lahko eden od napotenih delavcev, po možnosti kontaktna oseba, kadar koli predloži dokumentacijo na kraju opravljanja dela. Obveznost še vedno velja za delodajalca ali zaposlovalca, kar pomeni, da je v primeru kršitve obveznosti hrambe odgovoren delodajalec ali zaposlovalec.

Dokumentacijo je treba nadzornim organom dati na voljo v papirni obliki ali v berljivi elektronski obliki.

Če dokumentacije ni ali ne more biti na voljo na kraju opravljanja dela, je treba vnaprej ob prijavi sporočiti drug kraj (naziv in naslov).

Drug kraj je lahko:

  • v primeru napotitve pri kontaktni osebi zunaj kraja opravljanja dela (delavcu delodajalca, ki ga je napotil, ali zastopniku)
  • ali pri poklicnem računovodji, odvetniku ali notarju (zastopnikih) s sedežem v Avstriji
  • ali v podružnici v Avstriji
  • ali v avstrijskem matičnem ali hčerinskem podjetju istega koncerna.

Pri napotitvi ali posredovanju mobilnih delavcev na področju prevozništva veljajo posebne določbe (glej "LSD-BG - Aktuelles zum Transportbereich").

Kdaj morajo biti dokumenti hranjeni?

Dokumentacija mora biti hranjena ali elektronsko dostopna od začetka dela za celotno obdobje napotitve ali posredovanja.
Dokumenti o plači in evidence delovnega časa morajo biti na voljo tudi, če se je zaposlitev posameznega napotenega ali posredovanega delavca zaključila, vendar so zaposleni še drugi delavci.

Delodajalcem ali zaposlovalcem, ki ne zagotovijo hrambe zgoraj navedenih dokumentov ali njihove dostopnosti v elektronski obliki, se lahko izreče upravna (denarna) kazen.
Strogo kaznovana je predvsem opustitev hrambe dokumentov o plači, in sicer z denarnimi kaznimi do 20.000 €, v primeru ponovitve pa s kaznijo do 50.000 € na delavca.