Platforma za napotitev na delo

Kateri dokumenti morajo biti na voljo, kje morajo biti hranjeni in kje morajo biti?

Na kraju v Avstriji, na katerem so zaposleni napoteni ali posredovani delavci, je treba hraniti naslednje dokumente:

  • dokument o socialni varnosti A1 ali izjemoma enakovredne dokumente v nemškem jeziku pri napotitvi ali posredovanju iz države članice EU ali EGP ali iz Švice – v zvezi s tem glejte razdelek Prijava v sistem socialne varnosti;
  • kopijo prijave napotitve ali posredovanja (razen pri napotitvi ali posredovanju iz tretje države) – v zvezi s tem glejte razdelek Obveznosti prijave;
     
  • dokumente o plači, iz katerih je v celoti razvidno, kakšno nadomestilo je delavcem pripadalo med zaposlitvijo v Avstriji in kakšno nadomestilo jim je bilo dejansko izplačano.

Dokumenti o plači vključujejo:

  • pogodbo o zaposlitvi ali pisne informacije o bistvenih delih vsebine pogodbe o zaposlitvi v skladu z Direktivo (EU) 2019/1152,
  • plačilne liste, dokazila o izplačilu plače delodajalca ali dokazila o bančnem nakazilu,
  • zapise o plači glede dodatkov in doplačil, ki delavcu pripadajo za konkretno dejavnost,
  • dokumente glede razvrstitve v plačni razred (na primer izobrazba in delovne izkušnje, kadar je to pomembno v skladu s kolektivno pogodbo), če razvrstitev ni razvidna iz drugih dokumentov o plači, in
  • evidence delovnega časa.

Zapisi o plači so dokumenti, iz katerih je razvidno, kako in na kakšni podlagi so bila izračunana nadomestila oziroma kako so nadomestila sestavljena.

Dokumente o plači je treba hraniti v nemškem ali angleškem jeziku.

  • Če je delavec napoten iz države članice EU, vendar ni državljan države članice EU: delovno dovoljenje države pošiljateljice – v zvezi s tem glejte razdelek Delovno dovoljenje.

Napotitve zunaj prevozne panoge za največ 48 ur:

Če napotitev ne traja dlje kot 48 ur, je treba hraniti le:

  • pogodbo o zaposlitvi ali pisne informacije o bistvenih delih vsebine pogodbe o zaposlitvi in
  • evidence delovnega časa.

V 48 ur je treba vračunati trajanje napotitve delavca, ki ga nadomesti drug delavec.

Kdo mora hraniti dokumentacijo in v kakšni obliki?

Obveznost hrambe dokumentacije na kraju opravljanja dela (aktivnosti) zadeva

  • pri napotitvah delodajalca podjetja, ki napoti delavce;
  • pri posredovanju zaposlovalca v Avstriji.

    Podjetja, ki posredujejo delavce, morajo zaposlovalcem dokumentacijo vročiti dokazljivo.

     
  • Če delavca napoti zaposlovalec, ki so mu že bili posredovani delavci ali je že posredoval delavce v tujino, mora dokumentacijo hraniti ta zaposlovalec

Za izpolnjevanje obveznosti hrambe lahko delodajalci in zaposlovalci določijo druge osebe. Tako je obveznost hrambe za delodajalce izpolnjena, kadar lahko eden od napotenih delavcev, po možnosti kontaktna oseba, kadar koli predloži dokumentacijo na kraju opravljanja dela. Obveznost še vedno velja za delodajalca ali zaposlovalca, kar pomeni, da je v primeru kršitve obveznosti hrambe odgovoren delodajalec ali zaposlovalec.

Dokumentacijo je treba nadzornim organom dati na voljo v papirni obliki ali v berljivi elektronski obliki.

Če dokumentacije ni ali ne more biti na voljo na kraju opravljanja dela, je treba vnaprej ob prijavi sporočiti drug kraj (naziv in naslov).

Drug kraj je lahko:

  • v primeru napotitve pri kontaktni osebi zunaj kraja opravljanja dela (delavcu delodajalca, ki ga je napotil, ali zastopniku)
  • ali pri poklicnem računovodji, odvetniku ali notarju (zastopnikih) s sedežem v Avstriji
  • ali v podružnici v Avstriji
  • ali v avstrijskem matičnem ali hčerinskem podjetju istega koncerna.

Pri napotitvi mobilnih delavcev v prevozni panogi veljajo posebne določbe (glejte »LSD-BG – Aktualne informacije o prevozni panogi«).

Kdaj in kako dolgo se mora dokumentacija hraniti?

  • Dokumentacija mora biti hranjena ali elektronsko dostopna od začetka dela za celotno obdobje napotitve ali posredovanja.
  • Dokumenti o plači in evidence delovnega časa morajo biti na voljo tudi, če se je zaposlitev posameznega napotenega ali posredovanega delavca zaključila, vendar so zaposleni še drugi delavci.
  • Tudi v primeru okvirne prijave mora biti dokumentacija na voljo celotno obdobje, navedeno v prijavi, na kraju opravljanja dela (aktivnosti) ali na drugem kraju.
  • Naknadno posredovanje dokumentov o plači [jeweils fett] lahko nadzorni organi zahtevajo tudi do enega meseca po končanju napotitve.

Delodajalcem ali zaposlovalcem, ki ne zagotovijo hrambe zgoraj navedenih dokumentov ali njihove dostopnosti v elektronski obliki, se lahko izreče upravna (denarna) kazen.
Strogo kaznovana je predvsem opustitev hrambe dokumentov o plači, in sicer z denarnimi kaznimi do 20.000 EUR, v primeru ponovitve pa s kaznijo do 40.000 EUR.