W jaki sposób pracownicy muszą wykazać zgłoszenie do ubezpieczenia społecznego?

Zgłoszenie do ubezpieczenia społecznego w państwie delegującym

Pracownicy oddelegowani albo wynajęci pozostają ubezpieczeni zgodnie z przepisami prawa o ubezpieczeniach społecznych kraju delegującego, gdy spełnione są następujące warunki:

• Oddelegowanie albo wynajęcie będzie przypuszczalnie trwało maksymalnie  24 miesiące a
• oddelegowani lub wynajęci pracownicy nie będą zastępowali pracowników, których czas oddelegowania upłynął (niewystępowanie delegowania łańcuchowego).

Gdy powyższe warunki są spełnione, właściwa instytucja ds. ubezpieczeń społecznych w państwie delegującym wystawia zaświadczenie A1 (zaświadczenie, że delegowani lub wynajęci pracownicy są już ubezpieczeni w państwie delegującym).
Gdy powyższe warunki nie są spełnione, zastosowanie mają austriackie przepisy o ubezpieczeniach społecznych.

Podanie numeru/numerów ubezpieczenia społecznego w związku ze zgłoszeniem oddelegowania lub wynajęcia

Przed rozpoczęciem pracy w Austrii przez oddelegowanych lub wynajętych pracowników, pracodawca musi zgłosić w austriackiej Zentrale Koordinationsstelle [austr. centralna placówka koordynująca] szczegóły dotyczące oddelegowania lub wynajęcia.
Więcej informacji na ten temat zawiera punkt Obowiązki zgłoszeniowe.
Wraz z tym zgłoszeniem należy między innymi przekazać również numery ubezpieczenia społecznego oddelegowanych albo wynajętych pracowników.
Zaniechanie zgłoszenia podlega karze administracyjnej (kary pieniężne aż do
10 000 euro).

Przechowywanie dokumentacji o zgłoszeniu do ubezpieczenia społecznego w miejscu pracy lub w innym miejscu, które podane zostało w zgłoszeniu

W miejscu pracy w Austrii muszą być przechowywane dokumenty dotyczące zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego.

Zasadniczo należy przechowywać zaświadczenie A1.

Natomiast, gdy pracodawca albo wynajmujący może w dniu rozpatrywania wykazać za pomocą dokumentów sporządzonych w języku niemieckim, że załatwienie wystawienia zaświadczenia A1 przed oddelegowaniem albo wynajęciem nie było możliwe: wniosek o wystawienie zaświadczenia A1 wraz z potwierdzeniem przez właściwą instytucję ds. ubezpieczeń społecznych, że oddelegowany lub wynajęty pracownik będzie na okres oddelegowania lub wynajęcia podlegał pod ubezpieczenie społeczne państwa delegującego – oba dokumenty w języku niemieckim albo w tłumaczeniu.

Obowiązek przechowywania dokumentów spoczywa

• w przypadku delegowania na pracodawcy;
• w przypadku wynajęcia na zatrudniającym w Austrii.

Obowiązek ten można spełnić w taki sposób, że dokumenty o zgłoszeniu do ubezpieczenia społecznego będą przechowywane:

• albo bezpośrednio w miejscu pracy, w przypadku oddelegowania – w szczególności u osoby do kontaktu w miejscu pracy
• albo w przypadku oddelegowania – u osoby do kontaktu poza miejscem pracy (u pracownika pracodawcy delegującego albo u zawodowego przedstawiciela stron)
• albo u mającego siedzibę w Austrii powiernika gospodarczego, adwokata, albo notariusza (zawodowi przedstawiciele stron)
• albo w filii w Austrii
• albo w austriackiej spółce matce, albo w spółce zależnej tego samego koncernu.

Dokumenty o zgłoszeniu do ubezpieczenia społecznego wolno przechowywać w jednym z tych miejsc poza miejscem wykonywania pracy, gdy zostało ono wcześniej podane w zgłoszeniu o oddelegowaniu lub wynajęciu.

W przypadku oddelegowania albo wynajęcia pracowników mobilnych w branży transportowej, dokumenty o zgłoszeniu do ubezpieczenia społecznego należy przechowywać w pojeździe.

Naruszenie zobowiązania do przechowywania dokumentu o ubezpieczeniu społecznym podlega karze administracyjnej (kary pieniężne aż do 10 000 euro).