Jakie należy posiadać dokumenty, u kogo i gdzie muszą być przechowywane?

Na miejscu w Austrii, gdzie pracują oddelegowani albo wynajęci pracownicy, muszą być przechowywane następujące dokumenty:

• dokument A1 dotyczący ubezpieczenia społecznego albo wyjątkowo równorzędne dokumenty w języku niemieckim – zobacz punkt Zgłoszenie do ubezpieczenia społecznego
   
• kopia zgłoszenia delegowania – zobacz punkt Obowiązki zgłoszeniowe
   
• dokumenty płacowe, z których w każdym wypadku wynika, jakie wynagrodzenie przysługuje pracownikom w okresie ich zatrudnienia w Austrii i jakie zostało im rzeczywiście wypłacone.
  
  Do dokumentów płacowych zaliczają się:
  • umowa o pracę albo pisemny zapis o treści umowy o pracę w rozumieniu dyrektywy 91/533/EWG o dokumentowaniu
  • potwierdzenia wypłaty, dowody dokonania wypłaty przez pracodawcę albo potwierdzenia przelewów bankowych
  • zapisy płacowe oraz
  • dokumentacja dotycząca zaszeregowania do celów płacowych (np. wykształcenie i poprzednie okresy zatrudnienia, gdy ma to znaczenie według układu zbiorowego).

Zapisy płacowe są dokumentami, na podstawie których można wykazać, w jaki sposób i na jakiej podstawie zostało obliczone wynagrodzenie i co składa się na wynagrodzenie.
Zapisami płacowymi są na przykład arkusze kont płacowych, listy płac, karty podatku od wynagrodzeń, zgłoszenia i wymeldowania do ubezpieczenia chorobowego, listy rozrachunkowe dodatków i dopłat, zapisy dotyczące nadgodzin, prowizji, pracy akordowej oraz podstaw wynagrodzenia zależnego od wydajności.

Dokumentacja płacowa musi być sporządzona w języku niemieckim/przetłumaczona na język niemiecki. Umowa o pracę może być również przechowywana w języku angielskim.

• W przypadku, gdy pracownik ma być oddelegowany z jednego z państw członkowskich UE, a sam nie jest obywatelem żadnego z państw członkowskich UE:
  pozwolenie na pracę z kraju delegującego – zobacz punkt Pozwolenie na pracę.
   
• zapisy o czasie pracy każdego oddelegowanego pracownika.

Kto i w jakiej formie musi przechowywać dokumenty?

Obowiązek przechowywania dokumentów w miejscu pracy (lub w miejscu jej świadczenia) spoczywa

• w przypadku delegowania na pracodawcy przedsiębiorstwa delegującego,
• w przypadku wynajęcia na zatrudniającym w Austrii.
  
  Wynajmujący musi w udokumentowanej formie przekazać dokumentację zatrudniającemu.
   
• W przypadku, gdy pracownik delegowany jest przez zatrudniającego, któremu taki pracownik był już wcześniej wynajęty za granicą, to obowiązek przechowywania dokumentów spoczywa na takim zatrudniającym.

W celu wywiązania się z obowiązków w zakresie przechowywania dokumentacji, pracodawca i zatrudniający mogą posłużyć się innymi osobami. I tak na przykład obowiązek pracodawcy do przechowywania dokumentów jest wypełniony, gdy jeden z oddelegowanych pracowników, a najlepiej osoba do kontaktu, będzie mogła w każdej chwili udostępnić dokumentację w miejscu pracy. Samo zobowiązanie ciąży jednakże na pracodawcy albo zatrudniającym, tak więc w przypadku naruszenia obowiązku przechowywania dokumentacji to on będzie podlegał karze.

Dokumentację należy przekazać do dyspozycji organów kontrolnych albo w formie papierowej, albo w możliwej do odczytu formie elektronicznej.

Jeżeli dokumentacja nie może albo nie powinna być do dyspozycji w miejscu pracy, to odmienne miejsce (nazwa i adres), w którym będzie do dyspozycji, musi być uprzednio podane wraz ze zgłoszeniem.

Odmiennym miejscem może być:

• albo w przypadku delegowania u osoby do kontaktu poza miejscem pracy (u pracownika pracodawcy delegującego albo u zawodowego przedstawiciela stron)
• albo u mającego siedzibę w Austrii powiernika gospodarczego, adwokata, albo notariusza (zawodowi przedstawiciele stron)
• albo w filii w Austrii
• albo w austriackiej spółce matce, albo w spółce zależnej tego samego koncernu.

W przypadku delegowania lub wynajmowania pracowników mobilnych w branży transportowej obowiązują uregulowania specjalne (patrz "LSD-BG - Aktuelles zum Transportbereich").

Od kiedy muszą być dostępne te dokumenty?

Dokumentacja musi być przechowywana albo dostępna w formie elektronicznej od rozpoczęcia pracy przez cały okres delegowania albo wynajmowania.
Udostępnienie dokumentacji płacowej oraz zapisów czasu pracy musi być możliwe również wtedy, gdy zatrudnienie poszczególnych oddelegowanych lub wynajętych pracowników już się zakończyło, ale inni pracownicy są nadal zatrudnieni.

Pracodawca lub zatrudniający, który nie zapewni, żeby wyżej wymienione dokumenty były do dyspozycji albo dostępne w formie elektronicznej, musi liczyć się z (pieniężną) karą administracyjną.
W szczególności brak dokumentacji płacowej jest surowo karany karami pieniężnymi w wysokości aż do 20 000 euro, a w przypadku ponownego naruszenia aż do 50 000 euro za każdego pracownika.